Dienstplanung mit Produktivitätsberechnung, ein ganz wichtiges Lösungsmodell

 

Seit Januar machen die neuen Bestimmungen zum Mindestlohn den Gastronomen das Leben schwerer.

Die Dokumentationspflicht der Mitarbeiterstunden, das Sicherstellen der Mindestlohn- Regelungen bei Geschäftspartnern und Subunternehmern oder das korrekte Abrechnen der Mitarbeiterstunden stellen viele HoGa-Betriebe vor neue Herausforderungen.
Dazu kommen die Anforderungen, sich verstärkt an die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes zu halten. Einhaltung der Pausen und Ruhezeiten, vermeiden von Überstunden und vieles mehr.
Viele Gastronomen suchen nach Lösungen, z. B. wie große Veranstaltungen, Hochzeiten oder Jubiläen anders organisiert werden können, bei denen sonst oftmals zehn, zwölf oder mehr Stundentage keine Ausnahme waren.

 

 

10 Fehler bei der Dienstplanung, die Sie sich heute nicht mehr erlauben dürfen

 

Viele dieser gesetzlichen Anforderungen sind eng mit der Dienstplanung verknüpft. Häufige Fehler bei der Personalplanung erschweren daher die Umsetzung.
Hier 10 häufige Fehler, die allerdings keinen Anspruch auf Vollständigkeit in Bezug auf die Anforderungen haben :

  1. Dienstplanung ohne Start- und Endzeiten.
  2. Pausenzeiten nicht erfasst und von der Anwesenheitszeit abgezogen.
  3. Tatsächliche Arbeitszeiten nicht korrigiert, dokumentiert sowie vom Bereichsleiter abgezeichnet.
  4. Eine Unterscheidung zwischen freiwilliger Mehrarbeit und angeordneter (zu bezahlenden) Überstunde fehlt.
  5. Mitarbeitereinteilung ohne Berücksichtigung der Produktivität.
  6. Überstunden regelmäßig im Dienstplan einplanen.
  7. Ruhepausen zwischen Diensten werden nicht eingehalten.
  8. Stundenkonten werden nicht vereinbart und akribisch geführt.
  9. Umsatzschwache Tage werden nicht zum Abbau von Überstunden genutzt.
  10. Mitarbeiter werden nicht auf produktive Arbeitseinteilung sensibilisiert.

In diesem Zusammenhang folgende Information; der Autor ist kein Rechtsanwalt aber ein „Mann aus der Praxis“

 

So kann Ihnen die gute Dienstplanung bei der Erfüllung der Gesetzesvorgaben helfen

 

Das häufig unterschätze Problem bei der Berechnung des Mindestlohns ist, dass im Falle einer Kontrolle, der ausgezahlte Nettobetrag, durch die geleisteten Arbeitsstunden geteilt wird.
Sollte dies einen Betrag ergeben, der kleiner ist als 8,50 € ist und kein Stundenkonto geführt wird, das einen Ausgleich der Überstunden in den folgenden Monaten ermöglicht, ist das schlecht. Alle Faktoren die Einfluss auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter haben sollten daher genau erfasst und überwacht werden.

 

Zu 1. Dienstplanung mit Start- und Endzeiten – wobei helfen Planstunden?

Es sollte bereits bei der Dienstplanung der Mitarbeiter darauf geachtet werden, dass Start und Endzeiten erfasst werden. Dabei ist nicht wichtig jeden Tag die vertraglich festgelegte SOLL-Arbeitszeit jedes Mitarbeiters komplett zu verplanen. Wichtiger ist, die Mitarbeiter so knapp wie möglich einzuplanen und an Tagen mit geringer Umsatzerwartung die Planstunden zu reduzieren. An starken Tagen können diese eingesparten Stunden abgerufen werden ohne langfristig Überstunden aufzubauen.
Nur durch das planen mit Start- und Endzeiten können mittelfristig Überstunden der Mitarbeiter reduziert werden.

 

Zu 2. Pausenzeiten erfassen und abziehen

Der Gesetzgeber sieht bei einer Anwesenheit von 6 bis 9 Stunden mindestens 30 Minuten Pause vor. Ab 9 Stunden müssen sogar 45 Minuten Pause gewährt werden. Dabei ist zu beachten, dass spätestens nach 6 Stunden eine Pause gemacht werden muss und Pausen nicht am Anfang und am Ende der Arbeitszeit genommen werden können. Eine Unterbrechung der Arbeitszeit, z. B. im Teildienst, kann nicht als Pause gewertet werden.
Werden diese Pausen nicht erfasst und dokumentiert, erhöht sich automatisch die Zahl der Arbeitsstunden. Dies kann dazu führen, dass der ausgezahlte Lohn rechnerisch nicht mehr dem gesetzlichen Mindestlohn entspricht.
Erst durch eine lückenlose Dokumentation der Pausenzeiten kann dies verhindert werden.
Sollten Mitarbeiter die Pausen nicht immer wahrnehmen können, so sind dennoch Zigarettenpausen und der Gang auf die Toilette als Pausen zu bewerten und entweder pauschal oder genau zu erfassen und von der Arbeitszeit abzuziehen.
Im Umkehrschluss heißt das aber auch, Anwesenheitszeit ist nicht gleich bezahlte Arbeitszeit sondern muss um die Pausen reduziert werden.

 

Zu 3. Dienstplanung um tatsächliche Zeiten korrigieren

Die im Dienstplan erfassten Start- und Endzeiten sind Planzahlen. Gerade in der Gastronomie kommt es häufig vor, dass diese Zeiten nicht eingehalten werden können.
Zunächst sollte versucht werden in den geplanten Stunden zu bleiben. Sollte dies nicht gelingen, so müssen die tatsächlichen Arbeitszeiten erfasst werden. Die Korrektur kann beispielsweise mit Kugelschreiber auf dem aushängenden Dienstplan vorgenommen werden. Bereichsleiter und Führungskräfte sollten das Einhalten der Zeitvorgaben einfordern und, soweit möglich, umsetzen.

 

Zu 4. Überstunden oder Mehrarbeit

Im Arbeitszeitgesetz ist festgeschrieben wie viele Überstunden zulässig sind. Im Normalfall sind 8 Stunden Arbeitszeit vertraglich geregelt. Die Arbeitszeit kann bei Bedarf auf bis zu 10 Stunden verlängert werden. Hierbei handelt es sich um reine Arbeitszeit ohne die gewährten Pausen Ihrer Mitarbeiter.

Doch was macht eine „verlängerte Dienstzeit“ zu einer zu bezahlenden Überstunde? Zunächst einmal muss eine Überstunde durch den Arbeitgeber angewiesen und somit auch genehmigt werden. Ist dies nicht der Fall, und Mitarbeiter haben nur Zeit vertrödelt, ist theoretisch auch keine Überstunde entstanden.
Der Bereichsleiter sollte daher mit den Mitarbeitern über längere Dienstzeiten sprechen, sie hinterfragen z. B. wenn der Mehrarbeit keine erkennbare produktive Leistung entgegen steht.

 

Zu 5. Dienstplanung anhand der Mitarbeiterproduktivität

Hierbei werden die zu erwartenden Umsätze als Grundlage der Mitarbeiterplanung genutzt. Sie kennen Ihre Umsätze nicht im Voraus? Gut möglich, vielleicht nicht in allen Details. Aber sicherlich haben Sie ein gutes Gespür und viele Erfahrungswerte für eine realistische Einschätzung der möglichen Umsätze.
Die Mitarbeiterproduktivität errechnet sich wie folgt:
Umsatz / geleistete Mitarbeiterstunden.
Je geringer also die geleisteten Stunden Ihrer Mitarbeiter sind, desto höher fällt die Mitarbeiterproduktivität aus.
Haben Sie noch im Kopf, was der von Ihnen gerufene Elektriker bei letzten mal pro Stunde berechnet hat? Und was bringen Ihre Mitarbeiter Ihnen im Ø pro Stunde an Umsatz in die Kasse?
Schon bei der Dienstplanung Ihrer Mitarbeiter kann darauf geachtet werden, dass die Soll-Produktivität nicht unterschritten wird.
Zunächst müssen Sie den zu erwartenden Umsatz schätzen, dann teilen Sie gerade so viele Mitarbeiterstunden ein, dass Sie möglichst noch über der Soll-Produktivität liegen (geschätzter Umsatz / geplante Mitarbeiterstunden).
Doch wie ermitteln Sie nun Ihre Soll-Produktivität?
Wählen Sie einen für die Verhältnisse Ihres Restaurants guten Tag aus. Sie hatten viele Gäste, haben einen guten Umsatz erzielt, Ihre Mitarbeiter waren im Stress und der Ablauf hat doch einwandfrei funktioniert. Wichtig ist hierbei, dass Ihr Team nicht überlastet war. Nehmen Sie nun diesen Umsatz und teilen Sie ihn durch die geleistete Anzahl an Stunden. Diesen Wert können Sie nun als Orientierungswert nutzen.
Selbstverständlich ist das keine kalkulatorisch einwandfreie Aussage, aber so erhalten Sie schnell einen Orientierungswert als Vorlage Ihrer Produktivitätsberechnung.
Hinweis: Im Laufe der Zeit wird sich die Produktivität stetig verbessern und die Konsequenzen daraus sind klar! Oder ?

 

Zu 6. Überstunden vermeiden

Grundsätzlich sollte versucht werden Überstunden zu vermeiden.
Wer regelmäßig mit Überstunden plant, wird nur schwer die Vorgaben des Mindestlohngesetzes erfüllen.
Empfehlenswert sind in diesen Fällen, die Arbeits-Strukturen zu hinterfragen.
Wie können Abläufe und Prozesse vereinfacht, wie können Stunden eingespart werden oder kann ein neues Dienstplansystem, z. B. mit langen und kurzen Dienstzeiten das Problem lösen?

 

Zu 7. Ruhezeiten zwischen Dienstende und Dienstbeginn

Bei der Dienstplanung sollten versucht werden die vorgeschriebenen Ruhezeiten zwischen Dienstende und Dienstbeginn einzuhalten. Gesetzlich sind 11 Stunden Ruhezeit gefordert.
Gerade bei Teildiensten ist diese zu berücksichtigen. Beginnt der Teildienst regelmäßig bereits um 9:00 Uhr morgens, so muss der Dienst lt. Arbeitszeitgesetz spätestens um 22:00 Uhr enden.

 

Zu 8. Stundenkonten vereinbaren und akribisch führen

Um Spielraum zum Abfeiern von geleisteten Überstunden zu erhalten und z. B. Aushilfen, Teilzeitkräfte flexibler einsetzen zu können, sollten mit allen Mitarbeitern schriftliche Vereinbarungen (Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, etc.) getroffen werden. Diese Vereinbarungen sollten die Anwendung von Stundenkonten regeln.
Dabei ist zu beachten, dass nicht mehr als 50 % der vereinbarten Monatsarbeitszeit auf einem Stundenkonto gutschreiben werden dürfen.
Der Ausgleich der Arbeitszeit muss spätestens 12 Monate nach Einstellung ins Arbeitszeitkonto durch Freistellung oder Auszahlung erfolgen.

 

Zu 9. Umsatzschwache Tage zum Abbau von Überstunden nutzen

Viele Gastronomen tun sich schwer Überstunden der Mitarbeiter abzubauen. Doch durch die Regelung des Mindestlohngesetzes müssen Überstunden konsequent beobachtet und gemanagt werden.
Gerade bei der „Dienstplanung mit Produktivitätsberechnung“ ergeben sich vorab schon Möglichkeiten Überstunden zu reduzieren. D. h. an Tagen mit geringerer Umsatzerwartung/Produktivität müssen Planstunden der Mitarbeiter reduziert werden.
Jede eingesparte Stunde zählt und oftmals kann schon das Reduzieren der Tagesarbeitszeit um 1-2 Stunden ausreichen.
Ebenso darf mit einer positiven Resonanz der Mitarbeiter gerechnet werden, wenn diese später ihren Dienst beginnen oder früher Feierabend machen können.

 

Zu 10. Mitarbeiter mitnehmen und sensibilisieren

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Umsatzerwartungen oder die Auswirkungen der Produktivität auf das Betriebsergebnis Ihres Unternehmens. So bauen Sie Verständnis für den Umgang mit Arbeitszeiten, Mehrarbeit und Überstunden auf. Erfahrungsgemäß werden Mitarbeiter diese Entscheidungen unterstützen und im Sinne des Unternehmens handeln.

 

 

Fazit

Durch das Mindestlohngesetz wurden die Anforderungen an eine genaue Stundeneinteilung, Erfassung und Kontrolle deutlich verschärft. Gerade im Bereich der 450,- € Kräfte spielt das eine große Rolle.
Wichtig ist, sich mit dem Thema auseinander zu setzen um praktische und auch profitable Lösungen zu haben. Der erste Schritt kann die „Dienstplanung mit Produktivitätsberechnung“ erfüllen.

Was gibt es noch zu beachten?
Hier finden Sie eine ausführliche Broschüre mit vielen weiteren Fragen und Hinweisen zum Thema Mindestlohn.

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