Mit Hilfe guter Dienstplanung senken Sie Ihre Personalkosten und motivieren Ihre Arbeitnehmer

 

Wer heute noch gute Mitarbeiter an sein Unternehmen binden möchte, muss mehr bieten als seine Mitbewerber. Wie verschiedenste Untersuchungen zeigen, geht es meist nicht nur um eine leistungsgerechte Vergütung, vielmehr werden weiche Faktoren, wie beispielsweise „sozialverträgliche Arbeitszeiten“ immer wichtiger.

Der wirtschaftliche Erfolg Ihres Unternehmens lässt sich ebenfalls stark durch eine konsequente Dienstplanung auf Basis der Mitarbeiter-Produktivität und der täglichen Anpassung des Mitarbeiterbedarfs beeinflussen.
Die Personalkosten stellen heutzutage in den meisten Betrieben den größten Kostenblock dar. Wer hier nicht genau plant, verschenkt einen Teil seines Gewinns.

 

 

Familienfreundliche Dienstplanung

 

Sicherlich waren Sie auch in Betrieben beschäftigt, in denen die Dienstplanung nicht immer optimal durchgeführt wurde. Diese Negativbeispiele sind heute leider noch weit verbreitet, z. B.:

  • Kurzfristige Dienstplanerstellung – Freitag nicht wissen, wann man Montag arbeiten muss.
  • Keine langfristige Urlaubsplanung.
  • Freiwünsche werden nicht berücksichtigt.
  • Dienstplan wird oft spontan umgeschrieben.
  • Die geplanten Arbeitszeiten werden nicht eingehalten.
  • Endzeiten werden im Dienstplan nicht erfasst.
  • Mehrarbeit und Überstunden sind die Regel.
  • Teildienst oder Doppelschichten.

Heutzutage können sich Arbeitgeber diese Art der Mitarbeiter-Planung definitiv nicht mehr leisten. Auf dem stark umkämpften Fachkräftemarkt zählt die Attraktivität des Unternehmens und dazu gehören die Arbeitsbedingungen und die Arbeitszeiten ebenso, wie eine mindestens leistungsgerechte Vergütung. Mit familienfreundlichen und sozialverträglichen Ansätzen können Sie sich hier deutlich von Ihren Mitbewerbern abgrenzen.

 

 

Mitarbeiter-Produktivität gezielt steuern und täglich ermitteln

 

Die Mitarbeiter-Produktivität stellt eine der wichtigsten Kennzahlen in der Gastronomie dar. Sie wird ermittelt in dem der Umsatz durch die geleisteten Arbeitsstunden geteilt wird.
Die Dienstplanung mit Hilfe der Kennzahl „Mitarbeiter-Produktivität“ bewirkt ein Umdenken von: „Wieviele Mitarbeiter benötige ich?“ zu „Wie viele Mitarbeiter kann ich mir leisten?“

Die Einsatzplanung der Mitarbeiter sollte anhand der zu erzielenden Produktivität erfolgen. Hierfür ist der zu erwartende Umsatz (Plan-Umsatz) für jeden Wochentag zu erfassen und aufgrund dieser Schätzung sollten die Mitarbeiter eingeteilt werden.
Die Soll-Mitarbeiter-Produktivität sollte im Vorfeld berechnet werden und dient bei der Dienstplanung als Orientierungswert. An starken Tagen sollte die Soll-Vorgabe deutlich überschritten werden, an frequenzschwachen Tagen darf sie allerdings nicht unterschritten werden. Liegen Sie mit der im Dienstplan berechneten Produktivität unter dem Soll, ist die Personaleinteilung zu überdenken und Mitarbeiterstunden zu reduzieren.
Die Gefahr durch überhöhte Personalkosten Geld zu verlieren ist sehr groß.

In Gastronomiebetrieben mit einem ausgeprägten Veranstaltungsgeschäft sollte zusätzlich eine wöchentliche Bewertung der Mitarbeiter-Produktivität durchgeführt werden. In der Vorbereitungszeit für eine Veranstaltung stehen den Arbeitsstunden oftmals keine direkten Umsätze entgegen, da häufig die Vorbereitungen am Vortag schon begonnen wurden.

Beispiel:
Freitags werden die Speisen für eine Samstags-Veranstaltung vorbereitet. Hier entstehen Personalkosten die dem Samstag zuzuordnen sind. Die tägliche Betrachtung der Mitarbeiter-Poduktivität sollte daher um eine wöchentliche Betrachtung ergänzt werden, um Schwankungen auszugleichen.

 

 

Rahmenbedingungen anpassen, Abläufe optimieren, Engpässe lösen

 

Die Erkenntnisse aus der regelmäßigen Bewertung der Mitarbeiter-Produktivität können vielerlei Auswirkungen haben.

  • Kurzfristige Engpässe von 2-3 Stunden mit Aushilfen auffüllen.
  • Urlaubs- oder Krankheitszeiten mit freiberuflichen Leihkräften überbrücken, anstatt Mitarbeiter fest einzustellen oder sogar das gesamte Arbeitszeit-Modell umzustrukturieren.
  • Hierbei können Stundenkonten und flexible Arbeitszeitmodelle (kurze und lange Dienste) eine Alternative zu Teil- oder Schichtdienst darstellen.

Sollten Sie mit den Arbeitsstunden, die Sie sich leisten können nicht die anstehenden Tätigkeiten abdecken, dann sollten Sie Ihr Angebot hinterfragen.

Das Reduzieren der Mitarbeiterstunden kann auch durch eine regelmäßige Aktionsplanung erreicht werden! Beispiele hierfür könnten Themen-Buffets sein, die mit weniger Personalaufwand während der Servicezeiten bewerkstelligt werden können. Vergleichbare Arbeitserleichterungen können über „Produkt-Aktionen“ erreicht werden, wenn Ihre Gäste dadurch in hoher Anzahl das gleiche Produkt verzehren.

 

 

Fazit

 

Die richtige und gute Dienstplanung erfüllt mehrere wichtige Aufgabenstellungen in Ihrem Unternehmen:

  • Zunächst einmal sollte sie Bestandteil Ihrer nachhaltigen Mitarbeiterpolitik sein. Hinterfragen Sie Ihr Arbeitszeitmodell ob es familiengerecht oder sozialverträglich ist.
  • Die zweite Aufgabenstellung, die Sie mit Hilfe des Dienstplans erfüllen können, ist die Reduzierung von Personalkosten und der gezielte Einsatz Ihrer Mitarbeiter. Planen Sie Ihre Mitarbeiter anhand der Produktivitäts-Kennzahlen. Planen Sie knapp, aber überfordern Sie Ihre Mitarbeiter nicht.

Kümmern Sie sich um ein gutes Arbeitsklima. Oft hilft schon ein ehrliches „Danke“.
Wie halten Sie es mit Ihrer Dienstplanung? Schaffen Sie schon die 14-tägige Vorausplanung? Nutzen Sie die Berechnung der Mitarbeiter-Produktivität um Ihre Personalplanung zu optimieren? Sparen Sie sich schon die vielen Überstunden oder gewähren Sie ihren Mitarbeitern schon Ihren „Wunschdienstplan“?
Mich würde Ihre Erfahrung zu diesem Thema interessieren!

 

Ich freue mich auf Ihre Kommentare

 

Ihr Uwe Plappert