Kennen Sie das? Die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter erscheinen Ihnen zu hoch, sogar bei geringerem Geschäftsaufkommen ist kein Rückgang der Mitarbeiterstunden bemerkbar. Oftmals hängt das mit der Art der Dienstplanung und dem Umgang mit Mehrarbeit, einer konsequenten Mitarbeitereinteilung oder schwammigen Überstundenregelung zusammen.

 

 

Die Produktivität als Grundlage der Mitarbeitereinteilung

 

Empfehlenswert ist eine Dienstplanung anhand der Mitarbeiterproduktivität. Hierbei werden die zu erwartenden Umsätze als Grundlage der Mitarbeiterplanung genutzt. Die Mitarbeiterproduktivität errechnet sich wie folgt: Umsatz / geleistete Mitarbeiterstunden. Je geringer also die geleisteten Stunden Ihrer Mitarbeiter sind, desto höher fällt die Mitarbeiterproduktivität aus.
Schon bei der Dienstplanung Ihrer Mitarbeiter kann darauf geachtet werden, dass die Soll-Produktivität nicht unterschritten wird. Zunächst müssen Sie den zu erwartenden Umsatz schätzen, dann teilen Sie gerade so viele Mitarbeiterstunden ein, dass Sie möglichst noch über der Soll-Produktivität liegen (geschätzter Umsatz / geplante Mitarbeiterstunden).
Doch wie ermitteln Sie nun Ihre Soll-Produktivität? Wählen Sie einen für die Verhältnisse Ihres Restaurants guten Tag aus. Sie hatten viele Gäste, haben einen guten Umsatz erzielt, Ihre Mitarbeiter waren im Stress und der Ablauf hat noch einwandfrei funktioniert. Wichtig ist hierbei, dass Ihr Team nicht überlastet war. Nehmen Sie nun diesen Umsatz und teilen Sie ihn durch die geleistete Anzahl an Stunden. Diesen Wert können Sie nun als Orientierungswert nutzen.
Selbstverständlich ist das keine kalkulatorisch einwandfreie Aussage, aber so erhalten Sie schnell eine Zahl als Vorlage Ihrer Produktivitätsberechnung. Nachdem die regelmäßige Berechnung der Produktivität bei der Dienstplanung eingeführt ist, sollte die Berechnung der Sollproduktivität nochmals korrekt erstellt und geprüft werden.
Im Servicebereich ist eine tägliche Betrachtung der Produktivität sinnvoll. Im Küchenbereich kann eine ergänzende Wochen-Produktivität notwendig sein, da oftmals Vorbereitungsarbeiten am Vortag erbracht werden, welche die tägliche Betrachtung der Produktivität verfälschen würden.

Eine ausführliche Beschreibung der Mitarbeiterplanung anhand der Produktivität und Musterdienstpläne mit Produktivitäts-Berechnung finden Sie hier.

 

 

Pausenzeiten werden abgezogen

 

Pausenzeiten sind keine Arbeitszeit. Pausen müssen den Arbeitnehmern gewährt werden. Im Regelfall sind 30 Minuten Pause bei einer Arbeitszeit von 6-9 Stunden zu gewähren, bei mehr als 9 Stunden sind mindestens 45 Minuten zu gewähren. Sonderregelungen für Jugendliche sind hierbei nicht berücksichtigt.

Der Arbeitgeber ist in der Pflicht, diese Pausen zu gewähren, hat dafür auch das Recht, die Pausenzeiten bei der Berechnung der Arbeitsstunden wieder abzuziehen. Häufig geschieht dies nicht sondern es wird die Gesamtanwesenheit des Mitarbeiters als Grundlage der Vergütung gewertet. Das kann teuer werden.

 

 

Überstunden und Mehrarbeit

 

Im Arbeitszeitgesetz ist festgeschrieben wie viele Überstunden zulässig sind. Im Normalfall sind 8 Stunden Arbeitszeit vertraglich geregelt. Die Arbeitszeit kann bei Bedarf auf bis zu 10 Stunden verlängert werden. Hierbei handelt es sich um reine Arbeitszeit ohne die gewährten Pausen Ihrer Mitarbeiter.
Doch was macht eine Überstunde zu einer Überstunde? Zunächst einmal muss eine Überstunde durch den Arbeitgeber angewiesen werden. Ist dies nicht der Fall, ist theoretisch auch keine Überstunde entstanden.

 

 

Doch wie kann diese Erkenntnis im Alltag umgesetzt werden?

 

Sie sollten zunächst damit beginnen Ihre Dienstplanung anhand der Produktivitätsvorgaben zu erstellen. Dabei werden die Anfangs- und die Endzeiten geplant und notiert! Auch halbe Stunden können eingeplant werden. Teilen Sie Ihre Mitarbeiter so knapp wie möglich ein. Erfahrungsgemäß schaffen es Mitarbeiter jeden Arbeitstag zu füllen, ob sie nun so viel Zeit benötigen oder nicht. Je knapper die Zeitvorgaben gehalten werden, desto konzentrierter und konstanter werden Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen, weniger Zigaretten rauchen oder kleinere „Päuschen“ machen.

Es wird nicht empfohlen nur „F“ für Frühdienst oder „S“ für Spätdienst im Dienstplan zu notieren. Es fehlt dadurch die „konkrete“ Festlegung der zu bezahlenden Arbeitszeit.
Sollte das anstehende Arbeitspensum nicht in der verplanten Arbeitszeit bewältigt werden können, so ist der Bereichsleiter verantwortlich für die Mitarbeitereinteilung und das weitere Vorgehen.
Der Bereichsleiter sollte die Verlängerung der Arbeitszeit vorher anordnen oder später nachträglich, weil unbedingt notwendig bestätigen. Die tatsächliche Arbeitsdauer ist dann von den Mitarbeitern auf dem Dienstplan zu korrigieren. Sollten die eingetragenen Endzeiten die geplanten Endzeiten überschreiten, sind diese Überstunden abzuzeichnen.
Eine Alternative zur Korrektur der Endzeiten in den Dienstplänen kann das Führen von Dienst-Erfassungs-Listen sein. Hier hat jeder Mitarbeiter seine täglichen Anfangs und Endzeiten zu erfassen und diese täglich vom Schichtleiter abzeichnen zu lassen.

Leider hat sich die „Stechuhr“ als Organisationshilfe in der Praxis nicht bewährt.

 

 

Der Umgang mit den nicht angeordneten Überstunden.

 

Natürlich ist es nicht einfach, von einer oftmals selbstverständlichen und vorausgesetzten Anwesenheit der Mitarbeiter, zu einer konsequenten Dienstplanung anhand der Mitarbeiterproduktivität zu gelangen.

Gerade die Mitarbeiter müssen sich an die Einteilung gewöhnen. Abends eine halbe Stunde früher nachhause geschickt zu werden bedeutet dann austragen, unterschreiben lassen und Feierabend machen. Erfahrungsgemäß finden Mitarbeiter dann oftmals noch dies oder das, was sie erledigen können und die eigentlich einzusparende halbe Stunde ist doch wieder abgesessen. Das konsequente Durchführen der Anweisungen muss daher von allen Beteiligten geübt werden und funktioniert nicht von heute auf morgen.
Nur durch eine offene Kommunikation kann den Mitarbeitern vermittelt werden, warum die geleistete, nicht angeordnete Überstunde, auch nicht erfasst und abgegolten wird. Dabei sind die Mitarbeiter nicht zu verärgern sondern sie müssen informiert, aufgeklärt und eingebunden werden.
Gerade die Kommunikation darüber warum diese Maßnahmen notwendig sind und das Einbeziehen in die Berechnungen der täglichen Mitarbeiterproduktivität, erleichtern das Umsetzen dieser Maßnahmen. Die Mitarbeiter verstehen die Zusammenhänge und sind oftmals auch hoch motiviert, den betrieblichen Erfolg mit zu beeinflussen, sobald sie Ansätze erkennen und die Zusammenhänge verstehen.
Das Ziel ist es jedoch, die aufkommenden Mitarbeiterstunden zu reduzieren und die Mitarbeiterproduktivität im Bereich der Wirtschaftlichkeit zu halten. Dies benötigt in vielen Betrieben auch ein Umdenken in der Angebotsgestaltung, der Produktion oder der Fertigung von Speisen.

Die Mitarbeitereinteilung endet also nicht mehr mit dem Erstellen des Dienstplans, sondern ist ein kontinuierlicher Prozess bei dem jede Mitarbeiterstunde, die nicht notwendig ist, reduziert werden sollte. Mitarbeiter werden ausgetragen wenn die Anwesenheit nicht mehr zwingend ist oder später bestellt. Passen Sie die Mitarbeiterstunden dem Geschäftsverlauf an. In den Zeiten in denen kein Umsatz oder nur wenig Umsatz generiert wird, sollten auch die Mitarbeiterstunden reduziert werden.
Dies ist im Küchenbereich mit eigener Produktion oftmals schwerer, da während der Vorbereitungszeiten kein direkter Umsatz entgegensteht. Potenziale stecken in diesem Bereich allerdings in den modernen Produktionsprozessen wie beispielsweise die Trennung von Produktion und Fertigung mit Hilfe des Sous-Vide- oder Cook & Chill-Verfahrens.

 

Ihr Download-Link

 

In diesen unten eingebundenen Download-Datei finden Sie „Dienstzeiten-Erfassungs-Listen“ in der Mitarbeiter ihre Dienstzeiten erfassen und abzeichnen lassen.

 

 

 

Möchten Sie per Newsletter über neue Gratis-Downloads auf meiner Website informiert werden?

Dann tragen Sie sich bitte hier ein:

 

Mit dieser Anmeldung erhalten Sie meinen Newsletter rund um Themen der Gastronomie. Sie können Ihre Anmeldung jederzeit widerrufen. Dafür befindet sich am Ende jeder Email ein Abmeldelink. Für den Mailversand, die Protokollierung der Anmeldedaten und die statistische Auswertung Ihres Lese- und Klickverhaltens nutzen wir den Email-Provider KlickTipp. Für mehr Informationen lesen Sie bitte die Hinweise in der Datenschutzerklärung.